Al montar un stand es importante controlar cada aspecto del proceso, no es lo mismo tener todo en la cabeza que contar con un plan. Recuerden el que falla en planear planea para fallar. Aquí le damos unos puntos clave para asegurarse de que el montaje de su stand este a tiempo en su próxima exposición.
Es mejor la más leve de las tintas que la mejor de las memorias.
Esta frase célebre atribuida a William Shakespeare no podría ser más cierta. Hay ciertos documentos que no se deben olvidar al momento de planear y ejecutar un montaje de Stands.
Documento 1. Inventario de las piezas del stand.
Esto implica el tener una hoja con las piezas que debe contener el stand. Si el stand sale de la bodega propia porque es un stand propio se vuelve indispensable que no se olvide nada en la bodega ya que después tendrá repercusiones en compras inútiles posteriores, y si usted rentó un stand que le montarán exija que le den este inventario de las piezas de un stand. Es en esta etapa cuando se puede percatar uno de algún detalle como ese logo, o esa imagen de impresión alta que necesita ser reemplazada o que falta antes de comenzar el montaje y con tiempo suficiente para poder solucionar el problema.
Documento 2. Hoja de labores a realizar.
Llamada por los estadounidenses como una famosa To do list, es común que se olvide de generar este documento pero es muy necesario. No hay nada peor que haber terminado una instalación y montaje sólo para descubrir que nadie instaló la chapa que iba a proteger todos los prototipos de teléfonos que se iban a mostrar, o esa tecnología propietaria que tan celosamente guardamos. Sabemos que los productos llegaron por que la lista de inventario del stand incluía todo lo que incluye el stand pero ahora después del montaje de nuestro stand no podemos resguardar lo que trajimos porque alguien olvidó instalar la chapa y la expo abre en 3 minutos y no podremos instalar la chapa.
Documento 3. Plano de instalación.
¿Y que me dicen del plano de instalación? Es cierto que usted podrá pensar, eso es innecesario, pero en realidad no lo es. Puede ser que usted necesite una conexión para la laptop o una salida de internet y una salida para el teléfono. En un mundo ideal el organizador de la feria llegará con los suministros pero ya una vez ahí ¿dónde irán físicamente? Y lo que es más ¿si al organizador se le olvida y nosotros necesitamos tener internet forzosamente para poder realizar su labor? Un plano de instalación avisará oportunamente a los encargados del montaje del stand acerca de cualquier elemento faltante dentro del montaje, aun antes de que se requiera previniendo problemas.
Documento 4. Hoja de tiempos de instalación.
Esto implica un documento que indique las labores a realizar pero esta vez con una hoja de tiempos y un responsable. Aunque parece lo mismo que una hoja para hacer (to do list) esta contiene responsables y tiempos estimados de término, lo que nos permite ir más al detalle acerca de quien hará que y nos permite mover recursos estratégicamente para asegurarnos de que todo esté listo a tiempo.
Documento 5. Lista de material promocional para la expo.
Finalmente este es el último documento que yo siempre sugiero que se incluya, conocido también como lista de material punto de venta. Aunque esto sucede después del montaje de su stand si usted cuenta con una lista de que necesitará durante su expo es poco probable que olvide algo como panfletos, trípticos, presentaciones u hojas que sirvan para que se apunten los clientes.
Como lo dije antes fallar al planear es planear para fallar. Siga estos simples documentos y seguramente usted tendrá un montaje de stand exitoso y una exposición comercial exitosa.